Connecter votre boîte Google Workspace à Xcellerate OPS

Votre équipe travaille avec Google Workspace ? Connectez votre boîte Gmail, par exemple support@, à Xcellerate OPS et chaque nouvel e-mail devient un ticket. Les réponses rejoignent le bon ticket et vos techniciens répondent depuis cette même boîte. La connexion passe par l’API Gmail avec une authentification moderne : aucun mot de passe IMAP ou SMTP n’est nécessaire.

TL;DR

• Activez l’API Gmail dans Google Cloud, créez un client OAuth et ajoutez l’URI de redirection affichée dans OPS.
• Saisissez l’ID client, le secret client et l’adresse de la boîte dans OPS, puis cliquez sur Connecter la boîte en étant connecté comme la boîte elle-même.
• OPS relève le courrier toutes les 5 minutes. Les e-mails traités vont dans la corbeille Gmail.

Avant de commencer

• Vous êtes administrateur de l’espace de travail OPS : seuls les administrateurs configurent la boîte.
• Vous avez accès à un projet Google Cloud où activer l’API Gmail et créer un client OAuth.
• Vous pouvez vous connecter comme la boîte elle-même. Pour support@, connectez-vous en tant que support@.

Étape 1 : placez Google Workspace dans la catégorie Boîte aux lettres

Dans les paramètres, ouvrez la page des intégrations et placez la carte Google Workspace dans la catégorie Boîte aux lettres. Sinon, Google Workspace reste grisé sur la page e-mail. Le bouton Ouvrir les réglages e-mail de la carte vous y mène.

Étape 2 : choisissez Google Workspace comme fournisseur

Ouvrez Canaux clients → E-mail et, sous Fournisseur de messagerie, choisissez Google Workspace. La page affiche l’URI de redirection dont vous aurez besoin dans Google Cloud.

La page e-mail avec le choix entre Microsoft 365, Google Workspace et SMTP/IMAP, sans boîte encore connectée.

Étape 3 : préparez Google Cloud

1. Activez l’API Gmail dans votre projet Google Cloud.
2. Configurez l’écran de consentement OAuth.
3. Créez un client OAuth et ajoutez l’URI de redirection affichée par OPS. Elle a cette forme : https://<hôte-de-votre-espace>/settings/email/oauth/google/callback.

OPS demande les scopes gmail.modify, gmail.send et userinfo.email, avec accès hors ligne.

Étape 4 : saisissez les données dans OPS

Remplissez ID client, Secret client et Adresse de la boîte. Cochez Envoyer les réponses et Mail vers ticket. Activez aussi, si vous le souhaitez, l’enregistrement automatique des expéditeurs inconnus comme contacts. Enregistrez.

Étape 5 : connectez et testez

Cliquez sur Connecter la boîte, connectez-vous avec le compte de la boîte et approuvez les autorisations Gmail. Google affiche cet écran à chaque connexion. Vous revenez avec la confirmation que la boîte est connectée.

Cliquez ensuite sur Tester la connexion, qui indique le compte utilisé. Utilisez ensuite Lancer le diagnostic et Envoyer le message de test, répondez au test et vérifiez qu’un ticket apparaît.

Ce qui se passe après la connexion

• Entrant : toutes les 5 minutes, jusqu’à 20 messages non lus de la boîte de réception deviennent des tickets, ou rejoignent un ticket existant si l’objet contient « [#123] ».
• Les pièces jointes et images intégrées sont conservées. Les réponses automatiques sont filtrées et listées pendant 30 jours.
• Sortant : les réponses partent sous la forme « Re: [#123] Titre », avec le nom d’expéditeur ou celui de votre espace. Cc et Cci sont pris en charge.

Bon à savoir

• Une boîte par espace de travail.
• Les e-mails traités quittent la boîte de réception. Ils vont dans la corbeille Gmail, où Google les garde 30 jours.
• Pas de boîte partagée ou déléguée. Gmail ne lit que le compte qui a donné son consentement. Si l’adresse de la boîte diffère du compte connecté, la page vous avertit et le diagnostic échoue sur ce point. Connectez-vous avec la bonne adresse ou videz le champ.
• Plan Free : chaque e-mail sortant porte un petit pied de page « Powered by Xcellerate OPS™ ». Les plans payants envoient sans.

Dépannage

• Le test indique que le courrier est lu depuis un autre compte : vous étiez connecté avec le mauvais compte. Reconnectez-vous en tant que la boîte à utiliser.
• L’autorisation enregistrée n’est plus valide : reconnectez la boîte.
• Le diagnostic demande de vérifier les autorisations de l’API : contrôlez les autorisations Gmail du client OAuth et le consentement.
• Autorisation annulée : l’écran Google a été fermé sans approbation. Recommencez.

Le journal d’activité récent affiche chaque appel à l’API Gmail et la réponse de Google, pendant 30 jours.

Voir aussi la page service desk et les intégrations UE.

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