Aan de slag28 sep 2026
Veel dienstverleners werken met een gereedschapskist die over de jaren gegroeid is: een mailbox of helpdesk voor aanvragen, een projecttool, een app voor tijdsregistratie, een programma voor offertes en facturen, en een rekenblad dat alles bij elkaar houdt. Elke tool werkt op zich. Het probleem zit ertussen. Uren worden dubbel ingegeven, informatie gaat verloren bij het kopiëren, en op het einde van de maand zoekt iemand de factureerbare uren bij elkaar.
Xcellerate OPS is een serviceplatform dat begint met de servicedesk en meegroeit met je bedrijf: projecten, budgetten, offertes, tijdsregistratie en facturen. Het wordt ontwikkeld en beheerd in de EU en is gebouwd voor serviceteams in heel Europa, van IT-dienstverleners en systeemintegratoren tot bureaus, consultancykantoren en technische dienstverleners.
1. Alle aanvragen in één servicedesk
Je klanten contacteren je zoals het hen past. In OPS komen die kanalen in dezelfde servicedesk terecht en worden ze tickets:
- E-mail via Microsoft 365, Google Workspace of elke SMTP-/IMAP-mailbox;
- Microsoft Teams, WhatsApp en de websitechat;
- Telefonie: je koppelt je telefooncentrale.
Elk ticket heeft een status, prioriteit, klant, verantwoordelijke en SLA-termijnen. De AI-ondersteuning sorteert aanvragen voor, stelt antwoorden op, vat lange conversaties samen en controleert de kwaliteit. Hoe zelfstandig de AI mag werken, bepaal je per actie.
Hoe je mailbox, Teams, WhatsApp en chat koppelt, lees je in de handleiding Mailbox, Teams, WhatsApp en chat koppelen aan Xcellerate OPS.
2. Projecten, offertes en contracten
Niet elk werk is een ticket. Voor grotere opdrachten plan je projecten met taken en budgetten. In de verkoop beheer je een salespipeline, maak je offertes en sluit je contracten af. Een offerte kun je als link delen. Je klant aanvaardt ze online met een getekende of getypte handtekening, inclusief bewijs van akkoord.
Je zet alleen de modules aan die je nodig hebt. Al de rest blijft uit het menu tot je het activeert.
3. Tijdsregistratie zonder dubbel werk
De tijd wordt geregistreerd waar het werk gebeurt: met de timer rechtstreeks op het ticket of op de projecttaak, of achteraf in de timesheet.
- Het weekoverzicht per team toont voor elke persoon de totale tijd en het factureerbare deel naast elkaar.
- Timesheets gaan ter goedkeuring naar de teamleider voor er gefactureerd wordt. Als je wilt, factureer je alleen goedgekeurde tijd.
- Met een vergrendeldatum kunnen registraties na de loon- of facturatierun niet meer gewijzigd worden, ook niet door beheerders.
- Voor de arbeidstijd is er daarnaast begin en einde van de werkdag, pauzes, een onwijzigbaar wijzigingslogboek en een export voor de loonverwerking.
Meer hierover: Tijdsregistratie, timesheets en goedkeuring in Xcellerate OPS.
4. Van geregistreerde tijd naar factuur
Geregistreerde en goedgekeurde uren vloeien door naar de facturatie, zonder dat iemand cijfers uit een rekenblad overtypt. Voor online betalingen kun je betaalproviders zoals Mollie, Stripe en PayPal koppelen.
Bekijk vóór de overstap samen met ons welke koppelingen met boekhouding en e-facturatie je nodig hebt. We zeggen je eerlijk wat OPS vandaag kan en wat niet.
5. Eén team, veel talen
De interface voor medewerkers bestaat in 25 talen. Iedereen werkt in de eigen taal, met een eigen datumnotatie en tijdzone. Dat helpt teams met vestigingen in meerdere landen en collega's van wie de eerste taal niet het Nederlands is.
6. Gegevens in Europa, toegang onder controle
- OPS wordt ontwikkeld en gehost in de EU, door RMM Labs, een Europees softwarebedrijf.
- Elke werkruimte heeft een eigen, geïsoleerde database.
- Aanmelden met Microsoft of Google (single sign-on) en meervoudige verificatie.
- Teams en rechten bepalen wie wat ziet en bewerkt.
Welke verplichtingen je bedrijf heeft rond gegevensbescherming, bespreek je met je adviseur voor gegevensbescherming. OPS geeft je de tools daarvoor.
7. Zo verloopt de overstap
De meeste teams stappen niet op één dag over. Zo kan de overstap eruitzien:
- Maak een gratis werkruimte aan. De installatiewizard stelt een paar vragen over je bedrijf en zet de passende modules aan. De eerste stappen lees je in Je eerste uur in Xcellerate OPS.
- Neem je gegevens over. Klanten en contactpersonen importeer je via CSV. Voor tijdgegevens uit Clockify is er een handleiding: Klanten importeren via CSV en overstappen naar een PSA. Komen je gegevens uit een ander systeem, dan doen wij de import voor jou. We bieden importen aan uit meer dan 20 platformen.
- Start met één team. Neem eerst één team of één kanaal, bijvoorbeeld de supportmailbox, en breid daarna uit.
- Gratis installatiegesprek. In een videocall richten we OPS samen met jou in en beantwoorden we je vragen.
