Erste Schritte28. Sept. 2026
Viele Dienstleister arbeiten mit einem Werkzeugkasten, der über die Jahre gewachsen ist: ein Postfach oder Helpdesk für Anfragen, ein Projekttool, eine App für die Zeiterfassung, ein Programm für Angebote und Rechnungen und dazu eine Tabelle, die alles zusammenhält. Jedes Tool für sich funktioniert. Das Problem liegt dazwischen: Stunden werden doppelt erfasst, Informationen gehen beim Kopieren verloren, und am Monatsende sucht jemand die abrechenbaren Zeiten zusammen.
Xcellerate OPS ist eine Service-Plattform, die mit dem Servicedesk beginnt und mit Ihrem Unternehmen mitwächst: Projekte, Budgets, Angebote, Zeiterfassung und Rechnungen. Sie wird in der EU entwickelt und betrieben und ist für Service-Teams in ganz Europa gebaut, von IT-Dienstleistern und Systemhäusern bis zu Agenturen, Beratungen und technischen Dienstleistern.
1. Alle Anfragen in einem Servicedesk
Ihre Kunden schreiben, wie es ihnen passt. In OPS landen diese Kanäle im selben Servicedesk und werden zu Tickets:
- E-Mail über Microsoft 365, Google Workspace oder jedes SMTP-/IMAP-Postfach;
- Microsoft Teams, WhatsApp und der Website-Chat;
- Telefonie: Sie binden Ihre Telefonanlage an.
Jedes Ticket hat Status, Priorität, Kunde, zuständige Person und SLA-Fristen. Die KI-Unterstützung sortiert Anfragen vor, entwirft Antworten, fasst lange Verläufe zusammen und prüft die Qualität. Wie selbstständig die KI arbeiten darf, legen Sie pro Aktion fest.
Wie Sie Postfach, Teams, WhatsApp und Chat verbinden, zeigt die Anleitung Postfach, Teams, WhatsApp und Chat mit Xcellerate OPS verbinden.
2. Projekte, Angebote und Verträge
Nicht jede Arbeit ist ein Ticket. Für größere Aufträge planen Sie Projekte mit Aufgaben und Budgets. Im Vertrieb verwalten Sie eine Sales-Pipeline, erstellen Angebote und schließen Verträge ab. Ein Angebot können Sie als Link teilen; Ihr Kunde nimmt es online mit einer gezeichneten oder getippten Unterschrift an, samt Nachweis der Zustimmung.
Sie schalten nur die Module ein, die Sie brauchen. Alles andere bleibt aus dem Menü verschwunden, bis Sie es aktivieren.
Einstellungen → Funktionen: Sie schalten nur die Module ein, die Sie brauchen.
3. Zeiterfassung ohne doppelte Arbeit
Die Zeit wird dort erfasst, wo die Arbeit passiert: mit dem Timer direkt am Ticket oder an der Projektaufgabe, oder nachträglich im Stundenzettel.
- Die Wochenübersicht pro Team zeigt für jede Person die Gesamtzeit und den abrechenbaren Anteil nebeneinander.
- Stundenzettel gehen zur Freigabe an die Teamleitung, bevor abgerechnet wird. Auf Wunsch rechnen Sie nur freigegebene Zeit ab.
- Mit einem Sperrdatum können Einträge nach dem Lohn- oder Abrechnungslauf nicht mehr geändert werden, auch nicht von Administratoren.
- Für die Arbeitszeit gibt es außerdem Beginn und Ende des Arbeitstags, Pausen, ein unveränderliches Änderungsprotokoll und einen Export für die Lohnabrechnung.
Zeiterfassung im Team-Raster: gesamt und abrechenbar pro Person (Demodaten).
Mehr dazu: Zeiterfassung, Stundenzettel und Freigabe in Xcellerate OPS.
4. Von der erfassten Zeit zur Rechnung
Erfasste und freigegebene Stunden fließen in die Rechnungsstellung, ohne dass jemand Zahlen aus einer Tabelle abtippt. Für Online-Zahlungen lassen sich Zahlungsanbieter wie Mollie, Stripe und PayPal anbinden.
Prüfen Sie vor dem Umstieg mit uns, welche Buchhaltungs- und E-Rechnungs-Anbindungen Sie brauchen. Wir sagen Ihnen offen, was OPS heute kann und was nicht.
5. Ein Team, viele Sprachen
Die Oberfläche für Mitarbeitende gibt es in 25 Sprachen. Jede Person arbeitet in ihrer eigenen Sprache, mit eigenem Datumsformat und eigener Zeitzone. Das hilft Teams mit Standorten in mehreren Ländern und Kolleginnen und Kollegen, deren erste Sprache nicht Deutsch ist.
6. Daten in Europa, Zugriff unter Kontrolle
- OPS wird in der EU entwickelt und gehostet, von RMM Labs, einem europäischen Softwareunternehmen.
- Jeder Arbeitsbereich hat seine eigene, isolierte Datenbank.
- Anmeldung mit Microsoft oder Google (Single Sign-on) und Mehr-Faktor-Authentifizierung.
- Teams und Rechte legen fest, wer was sieht und bearbeitet.
Einstellungen → Teams und Berechtigungen (Demodaten).
Welche Pflichten Ihr Unternehmen beim Datenschutz hat, klären Sie mit Ihrer Datenschutzberatung; OPS gibt Ihnen die Werkzeuge dafür.
7. So gelingt der Umstieg
Die meisten Teams wechseln nicht an einem Tag. So kann der Umstieg aussehen:
- Kostenlosen Arbeitsbereich anlegen. Der Einrichtungsassistent stellt ein paar Fragen zu Ihrem Unternehmen und schaltet passende Module ein. Die ersten Schritte beschreibt Ihre erste Stunde in Xcellerate OPS.
- Daten übernehmen. Kunden und Kontakte importieren Sie per CSV; für Zeitdaten aus Clockify gibt es eine Anleitung: Kunden per CSV importieren und zu einem PSA wechseln. Kommen Ihre Daten aus einem anderen System, übernehmen wir den Import für Sie: Wir haben Importe aus mehr als 20 Plattformen im Angebot.
- Mit einem Team starten. Nehmen Sie zuerst ein Team oder einen Kanal, zum Beispiel das Support-Postfach, und erweitern Sie danach.
- Kostenloses Einrichtungsgespräch. In einem Videocall richten wir OPS gemeinsam mit Ihnen ein und beantworten Ihre Fragen.
